7 روش آسان برای مدیریت زمان - مجله صادق ویلا

اگر دوست دارید از ساعت ها و روزهای زندگی خود برترین استفاده ممکن را بکنید، تنها به چند روش ساده اما کاربردی احتیاج دارید. مدیریت زمان به ما یاری می نماید تا از زمان خود به صورت بهینه استفاده کنیم و برای فعالیت های مهم و حیاتی دچار کمبود وقت نشویم. بیایید با هم نگاهی به چند روش ساده و کاربردی برای مدیریت زمان بیندازیم.

1. برای مدیریت زمان اهداف خود را به صورت روزانه مشخص کنید

هر صبح که از خواب برمی خیزید تصمیم بگیرید که چه کارهایی را می خواهید در آن روز انجام دهید. برای خودتان مشخص کنید چه کارهایی را می خواهید طی آن روز به نتیجه برسانید. حتی باید دقیقا بدانید می خواهید از چه کارها و سرگرمیاتی لذت ببرید. (توجه داشته باشید که این برنامه های روزانه الزاما نباید برنامه هایی مربوط به شغل یا تحصیل شما باشند. شما می توانید برنامه یک روز را کاملا به معاشرت با دوستان و خانواده یا برنامه هایی مثل رفتن به کوه و دل طبیعت اختصاص دهید.) پس از مشخص کردن این برنامه ها، چند دقیقه وقت بگذارید و تصور کنید که تمام برنامه هایی که برای خود در نظر گرفته اید را به صورت کامل انجام داده و به نتیجه رسانده اید. در صورت به نتیجه رسیدن تمام این برنامه ها چه احساسی خواهید داشت؟ احساس خوبی که به نتیجه رساندن برنامه های مشخص شده به هر فرد می دهد، باعث می گردد تا انرژی مضاعفی برای پیگیری و تکمیل برنامه هایمان به دست بیاوریم. این انرژی به خوبی به ما یاری می نماید تا سعی کنیم تمام کارهایی را که برای خودمان مشخص نموده ایم طی همان روز انجام داده و روز دیگری را برای انجام دادن آن ها تلف نکنیم.

2.برنامه های مشخص شده را زمین نگذارید

یکی از بزرگ ترین معایب ما انسان ها این است که به جای وقت گذاشت برای انجام دادن کارهای روزمره، وقت خود را صرف درگیری فکری و نگرانی برای انجام ندادن آن کارها می کنیم. وقتی کارها و وظایف مهم زندگی مان را متوقف می کنیم یا عقب می اندازیم، آن ها همواره در پس فکر ما وجود دارند مدام در میان فکرهای دیگر ما سرک می کشند. سر و کله نگرانی کارهای انجام نشده خودآگاه و ناخودآگاه میان افکار روزمره ما پیدا می گردد و حتی اجازه نمی دهد از زمانی که برای سرگرمی اختصاص داده ایم لذت ببریم. همواره توصیه می گردد با به انتها رساندن کارها و وظایف نیمه کاره از درگیری منفی و اتلاف انرژی فکری جلوگیری کنیم.

3. زمان مشخصی را برای به انتها رساندن کارهایتان در نظر بگیرید

چیزهای کمی وجود دارند که به مقدار مشخص کردن یک زمان مشخص برای کسب نتیجه، شما را برای به انتها رساندن کارهایتان تشویق نمایند. برخی کارها و وظایف ذاتا دارای ضرب الاجل (deadline) هستند و اگر دقت کنید همواره زودتر و بهتر به نتیجه می رسند. اما برای کارهایی که زمانی مشخص برای کسب نتیجه آن ها وجود ندارد، قرار دادن یک ضرب الاجل می تواند نتیجه ای با کیفیت و سریع تر از حد تصور در پی داشته باشد. ضرب الاجل ها به سادگی باعث می شوند ما تعلل در انجام دادن کارهایمان را کنار بگذاریم. حتی اگر علاقه ای به انجام یک کار یا وظیفه خاص نداشته باشید، مشخص یک حد زمانی برای آن کار شما را به انجام دادنش تشویق می نماید. البته به خاطر داشته باشید در صورت مشخص یک ضرب الاجل برای خودتان به آن پایبند باشید. نباید اجازه دهید اهمال کاری همواره در دسترس ترین گزینه تان باشد. اگر آغاز به نادیده گرفتن ضرب الاجل های خودخواسته تان بشوید، پس مدتی دیگر مشخص مدت زمان مشخص برای کارها نمی تواند به مدیریت زمان شما یاری کند.

4. از کارهایتان لیست تهیه کنید

یکی از برترین ابزارهای مدیریت زمان که می توانید به سادگی آن را تهیه و از آن بهره ببرید لیست کارها (to do list) است. نوشتن وظایف کاری و امور روزمره به صورت لیست وار روی یک تکه کاغذ باعث می گردد نسبت به انجام دادن آن ها احساس بهتری داشته باشید. حتی می توان از اپلیکیشن نوت گوشی هم برای ساختن این لیست جادویی استفاده کرد. این لیست یک روش ساده و مشخص را در اختیار شما می گذارد تا بتوانید کارهای انجام نشده را مرور و نتایج کارهای صورت گرفته را دنبال کنید. گذشته از همه این ها حتما شما هم اعتقاد دارید تیک خوردن هر یک از کارهای این لیست انگیزه فرد را برای انجام دادن بقیه موارد بیشتر می نماید. بنابراین همین امروز لیست کارهای خودتان را بسازید و لذت مدیریت زمان خود را تجربه کنید.

5. چند کار را به صورت هم زمان انجام ندهید

افراد زیادی به اشتباه فکر می نمایند توانایی انجام چند کار را به صورت هم زمان دارند؛ اما در واقع تعداد کمی از ما به صورت صحیح و واقعی می توانیم چند وظیفه را در یک بازه زمانی به انجام رسانده و نتیجه مطلوب را کسب کنیم. تجربه نشان می دهد تقریبا بیشتر افراد وقتی که چند وظیفه مختلف را در یک بازه زمانی به عهده می گیرند یا از عهده انجام آن ها بر نمی آیند، یا در صورت به انتها رسیدن آن کارها نتیجه ای به مراتب ضعیف تر از هنگامی که تنها یکی از آن وظایف را تقبل نموده بودند به دست می آورند. یاد بگیرید کارهایتان را اولویت بندی کنید. این کار علاوه بر این که به مدیریت زمان شما یاری می نماید، به شما اجازه می دهد تا نتایج سریع تر و البته باکیفیت تری در انتها مدت زمان مشخص شده به دست بیاورید. و البته این نکته را از قلم نیاندازید که با تکیه بر مهارت اولیت بندی، به احتمال زیاد تعداد کارهایی که به انتها می رسند هم بیشتر از صورتی است که قصد داشته اید نقش یک آچار فرانسه را بازی کنید.

در واقع نه تنها پذیرفتن چند کار به صورت هم زمان از مقدار تاثیرگذاری شما به طرز قابل ملاحظه ای کم می نماید، بلکه تا حد زیادی شانس شما را برای به انتها رساندن وظایف محوله پایین می آورد. چندکاره بودن (multitasking) فرایند ای به مراتب تنش زاتر و مشکل تر از قبول یک وظیفه در آن واحد است. به جای کوشش برای انجام دادن چند کار به صورت هم زمان، بر اساس اولویت بر روی کارها تمرکز کنید. شک نداشته باشید که با این روش لیست کارهای شما زودتر از حد انتظارتان به انتها می رسد.

6. به خودتان جایزه بدهید

وقتی که یک کار یا وظیفه مشخص را به نتیجه می رسانید برای خودتان پاداشی مشخص در نظر بگیرید. این پاداش به این معنا نیست که با هر تیکی که به لیست وظایف و کارهایتان اضافه می کنید یک جشن بزرگ برپا کنید! برای بسیاری از افراد این پاداش می تواند به معنای چند دقیقه قدم زدن در هوای آزاد و نوشیدن یک فنجان چای بعد از به نتیجه رسیدن یکی از امور محوله باشد. باید مراقب باشید که پاداش در نظر گرفته شده نه برای سلامتی تان ضرری داشته باشد و نه وقت زیادی را از شما بگیرد. پس کارهایی مثل رفتن سراغ پاکت سیگار یا تماشای یک فصل 24 قسمتی از یک سریال را به عنوان پاداش در نظر نگیرید. به خاطر داشته باشید پاداش های سالم، کوتاه مدت و لذت بخش تاثیر بسیار مهمی روی کارایی شما خواهد داشت.

7. زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید

شما هم مانند قریب به اتفاق افراد جامعه، فارغ از این که چه شغل و حرفه ای داشته باشید همواره کارهایی برای انجام دادن دارید. کار، تحصیل، رسیدگی به افراد خانواده و امور زندگی همواره با شما هستند. برخی وقت ها احساس عقب ماندن از کارها و وظایف احساس ناامیدی شدیدی را به فرد تزریق می نماید و در شرایطی این چنینی اشخاص سعی می نمایند با کار کردن سخت تر و طولانی تر این عقب ماندگی را جبران نمایند. در شرایطی مانند این، مهم نیست که چقدر و چگونه کار کنید. شک نداشته باشید نه تنها کیفیت کار شما به خوبی قبل نخواهد بود، بلکه مجبور می شوید زمان طولانی تری را برای به نتیجه رساندن کارهای محوله صرف کنید. علاوه بر این ها تجربه نشان داده که کار کردن به این شکل سلامتی شما را هم در میان مدت تهدید می نماید. پس هر چقدر هم که لیست وظایف تان طولانی باشد، سعی کنید در کنار اولویت بندی برای خودتان زمانی مناسب برای استراحت در نظر بگیرید.

شما بهتر از هرکسی خودتان را می شناسید. بدن هرکسی به مقدار مشخص و مناسبی از خواب و استراحت احتیاج دارد. حتی پاداش انجام دادن بخشی از لیست کارها می تواند مدت مشخصی استراحت باشد. به هر حال شما به خاطر احتیاجهای طبیعی بدن تان احتیاج به استراحت دارید. پس بهتر است با تخصیص دادن زمان مناسب و مشخص این بازه زمانی را به دلیلی برای بهبود توانایی و کارایی تان تبدیل کنید.

با یاری این چند روش فکری می توانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید. مدیریت زمان همواره به شما یاری می نماید نتایجی مطلوب تر و سریع تر را در تمام بخش های زندگی اعم از کار یا تحصیل به دست بیاورید. با تجربه مدیریت زمان در سبک زندگی خود به نتایجی خواهید رسید که به احتمال زیاد برای خود شما هم باور نکردنی باشد.